Mylène FARBOS

Secrétaire indépendante

Pour toutes vos tâches administratives et commerciales

Présentation

Après plusieurs années de secrétariat médical en milieu hospitalier, j’ai créé en 2015 mon entreprise individuelle de secrétaire indépendante, dont le siège social est situé à St Médard d’Eyrans, où je réside depuis 2004 avec mon mari et nos enfants.

Mon activité consiste à proposer, aux professionnels, aux associations, aux particuliers, divers services administratifs et/ou commerciaux, pour des missions ponctuelles (remplacement, surcroit d’activité…) ou régulières, à distance ou sur site.

Mes prestations sont à la carte : personnalisées et adaptées à vos besoins et à votre budget, à l’heure ou au forfait, sur devis (gratuit) en fonction du volume d’heures à réaliser.

Titulaire du Brevet de Collaborateur de Chef d’Entreprise Artisanale, je peux également vous proposer mes compétences d’assistante de direction.

Garante de votre vie privée et de la confidentialité de vos informations, je possède toute la discrétion et la qualité d’écoute nécessaires à ma mission.

Mes aptitudes rédactionnelles, mon sens de l’organisation et le respect de vos exigences feront de moi une alliée précieuse, aussi rigoureuse qu’efficace.

Je vous accompagne dans vos démarches, qu’elles soient administratives ou commerciales, et ce, dans les délais convenus ensemble.

mes Services

Assistance et gestion administratives & Secrétariat courant

– gestion de mails, courriers,

– gestion d’agendas, d’emplois du temps, de plannings,

– tri de documents,

– archivages numériques, papier…

– création de bases de données et mises à jour régulières (clients, fournisseurs, adhérents, bénéficiaires, sponsors, intervenants, organismes divers…)

– saisies de données

– création, rédaction, mise en forme de documents (lettres, rapports, présentations…)

– relecture et correction

– secrétariat associatif : suivi des inscriptions, des paiements, vérification des pièces administratives, classement…

=> utilisation courante : Word, Excel, PowerPoint, Canva…

Assistance Comptable & Pré-comptabilité

À chaque écriture comptable doit correspondre une pièce justificative. Pour le bien être financier de votre entreprise, il est donc essentiel de collecter, vérifier et classer toutes ces pièces, avant de les transmettre à votre expert-comptable. Je m’occupe de tout !

– préparation des différents éléments indispensables à l’expert-comptable (collecte, vérification et classement par dossiers des pièces comptables)

– pointage des paiements avec le relevé bancaire

– établissement de tableaux de suivis si besoin

– vérification et classement des documents avant expédition ou e-transfert à votre comptable

– alimentation des informations pour la gestion du personnel (congés, déplacements, absences…)

Classement par dossiers en pré-comptabilité (après collecte et vérification) :

ACHATS : factures fournisseurs (marchandises, électricité, loyer etc.), les avoirs correspondants, les notes de frais classés chronologiquement après vérification des sommes facturées et des paiements effectués (inscription du mode de paiement, numéro du chèque…)

VENTES : factures et avoirs clients, tickets de caisse vérifiés avec les encaissements…

BANQUE : relevés bancaires, LCR, encaissements (espèces, chèques, CB…) et paiements, pointage avec le relevé bancaire, liste des opérations à venir…

DIVERS : payes, inventaire, emprunts, URSSAF…

Assistance commerciale

– accueil

– mise à jour des fichiers clients, prospects, fournisseurs, adhérents, bénéficiaires

– saisie de devis, factures (EBP, CIEL…)

– suivi de la facturation et règlements (clients, fournisseurs…)

– préparation et mise à jour des dossiers clients en amont et après rdv

– publipostage

– mise en ligne d’annonces

– création de flyers commerciaux (Canva)

Service client

– relation client : gestion de demandes diverses (gestion des problèmes, conseils, recherche, assistance technique…)

– gestion du service de recueil d’avis clients (eKomi, Trustpilot)

Assistance Ressources Humaines & Paye

– collecte et transmission des informations pour la gestion du personnel et de la paye (congés, déplacements, absences…)

– prise de rdv médecine du travail et gestion des agendas correspondants

– assistance à la rédaction de contrats de travail

– numérisation des dossiers salariés (actuels ou anciens) pour dépôt dans la GED

Les avantages de l'externalisation pour les professionnels

Économies

– En déléguant la partie chronophage des tâches administratives, répétitives, pas toujours passionnantes, et pourtant incontournables, vous gagnez du temps pour développer votre activité et augmentez ainsi votre chiffre d’affaires.

– Aucune contrainte liée à l’embauche :

Pas de masse salariale et frais cachés (coût d’un recrutement, salaire, congés payés, mutuelle..)
Pas de charges sociales ( et de frais administratifs liés à l’édition des bulletins et des charges sociales)
Aucun investissement matériel pour un poste de travail (mobilier, bureautique et informatique)

– Prestations déductibles en comptabilité.

– Facturation du temps de travail effectué.

Gain de temps

– Pas de procédure de recrutement

– Pas d’aménagement de poste de travail

– Disponibilité et réactivité

– Rapidité d’intervention

– Respect des délais

Sérénité

– Démarrage rapide de la prestation

– Prestation à la carte en fonction de vos besoins

– Confidentialité garantie

– Professionnalisme et rigueur

– Flexibilité

Fonctionnement

Entreprise Individuelle sous le régime de la micro-entreprise, selon l’article 293B du CGI, la TVA est non applicable et mes prestations sont donc facturées TTC.

Afin d’évaluer les besoins, je propose, dans un premier temps, une rencontre (en présentiel, en visio, par téléphone… je m’adapte !).

J’envoie ensuite mon devis, qui est GRATUIT, et ce dans les 48 heures ouvrées, maximum.

Pour accepter ce devis, il doit m’être retourné daté et signé, et complété de la mention « bon pour accord» ;

Selon ce qui sera convenu, je peux utiliser, soit mon matériel, soit celui du client.

Lorsque le travail est effectué, je transmets ma facture (par courriel, courrier postal ou en main propre), conformément au tarif convenu sur le devis.

Seul le travail réalisé est facturé, en fonction, soit du forfait, soit du nombre d’heures effectuées, au quart d’heure près ! (Pour une mission régulière, une facture mensuelle est possible).

Le règlement peut se faire par chèque, virement bancaire, ou, exceptionnellement, en espèces.